内部統制の基本方針

内部統制の基本方針

1. 取締役、執行役員および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

   コーポレートガバナンス

   当社は、株主である加盟交通事業者の役員または使用人より14名を非常勤取締役として置く。取締役会は、法令・定款に則るとともにPASMO協議会の決定事項を踏まえて経営の重要事項を決定する。また、意思決定・監督機能と執行機能の分離を図るため、取締役会の議長は、鉄道大手事業者の役員または使用人から選任された非常勤取締役の中から選任される代表取締役会長が務めることとする。

   取締役会は、業務の的確かつ迅速な執行と責任体制の明確化を図るため、各々の執行すべき業務の範囲を定めて、執行役員を選任する。

   常勤の代表取締役および常勤の取締役は執行役員を兼ねるものとし、常勤の代表取締役は、業務執行に関する最高責任者（執行役員社長）として、全ての業務を管掌し各執行役員を指揮命令・監督する。

   コンプライアンス

   当社は取締役、執行役員および使用人が、法令・規則を遵守し、高い倫理観を持って職務を遂行していくため、「コンプライアンス憲章」（行動規範）を定めるとともに、リスク管理・コンプライアンス委員会を設置する。また、コンプライアンス上、問題のある行為を知ったとき、何らかの理由で職制ラインが機能しない場合に備え、社内・社外に「コンプライアンス相談窓口」を設ける。

   反社会的勢力対応

   当社は、反社会的勢力との関係を遮断し、毅然とした態度で組織的に対応するため、「反社会的勢力に対する基本方針」を定める。

   内部監査

   当社は、内部監査部門として業務執行部門から独立した監査室を設置し、業務執行の適正性およびコンプライアンスの遵守状況について監査する。

2. 取締役および執行役員の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

   情報の管理および保存

   当社は、取締役および執行役員の職務執行に係る文書を、法令および社内規程等に従い、適切に保存し、管理する。

   情報の閲覧

   取締役および監査役は、常時、これらの情報を閲覧できるものとする。

3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

   リスク対策における最重要課題

   公共性の高い首都圏交通ICカードシステム「PASMO」を運営する会社として、「お客さまへのPASMOサービスの安定提供」および「加盟事業者のICカード利用に係る清算業務の正確、確実な実施」をリスク対策における2大最重要課題とする。

   リスク管理体制

   業務執行に係るリスクの把握と管理を目的として、取締役会決議により「リスク管理方針」を定めるとともに、リスク管理・コンプライアンス委員会を設置する。リスク管理・コンプライアンス委員会は、「リスク管理方針」に基づき、リスク管理を統括し、危険発生に備えた体制整備を行う。

4. 取締役および執行役員の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

   経営方針、経営戦略および事業計画

   取締役および執行役員の職務執行が効率的に行われることを確保するため、PASMOプロジェクト実施基本計画書を踏まえて、取締役会において経営理念、経営方針および事業計画を策定し、取締役、執行役員および全使用人に対してその浸透を図るとともに、執行役員・使用人各自が実施すべき具体的な目標を定める。

   経営会議

   当社の健全かつ透明性の高い、効率的な経営を実現するため、執行役員で構成する経営会議を設ける。経営会議は経営上の重要な執行方針および経営全般にわたる重要事項を審議し、もって取締役会および執行役員社長の迅速な意思決定をサポートする。

   職務権限・責任、執行手続きの明確化

   取締役会において、執行役員の担当を決定するとともに、諸規定において取締役、執行役員および使用人の役割分担、組織単位ごとの業務分掌、職務権限、責任者および執行手続きのルールを明確に定める。

5. 監査役の職務を補助すべき使用人に関する事項、その使用人の取締役からの独立性に関する事項、およびその使用人に対する指示の実行性の確保に関する事項

   監査室の設置

   監査室を設置し、監査役の求めに応じて、監査役業務を補佐するのに必要な知識・能力を具備した職員を置く。当該職員はその職務に関して監査役の指揮命令のみに服する。

   監査室員の人事

   監査役業務を補佐する職員の人事異動、人事評価、懲戒処分の決定は、あらかじめ常勤の監査役の同意を要する。

6. 取締役、執行役員および使用人が監査役に報告するための体制その他監査役への報告に関する体制

   監査役による重要会議への出席

   監査役は取締役会に出席し、業務の執行状況その他の重要事項の報告を受ける他、経営会議、リスク管理・コンプライアンス委員会、情報セキュリティ管理委員会、個人情報保護管理委員会他、重要な会議に出席することができる。

   取締役、執行役員および使用人による監査役への報告

   執行役員社長および各執行役員は定期的に監査役とミーティングを開催し、業務の執行状況について監査役に報告する。取締役および執行役員は、当社またはPASMOプロジェクトに損害を及ぼすおそれのある事実を発見したときは、直ちに監査役に報告を行う。上記に拘わらず監査役は必要に応じ、いつでも取締役、執行役員および使用人に報告を求めることができる。当社はこの報告を理由として、報告をした者に対し不利な取扱いをしないものとする。

   稟議の回覧

   決裁を受けた稟議は全て、直ちに常勤監査役へ通知するものとする。

7. 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払または償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項

   監査役はその職務の執行について生ずる費用に関して、社内規程等に定める手続きによって、その前払または償還を受けることができる。

8. その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

   会計監査人との連携

   監査役は会計監査人と定例会議を開催し、監査方針および監査結果報告に係る意見交換を行うことができる。

   外部専門家の起用

   監査役が必要と認めるときは、弁護士、公認会計士、コンサルタントその他の外部専門家を自ら任用し、調査・分析報告およびアドバイスを行わせることができる。